事務担当者様

新規職員を加入させる場合は、以下の様式でお知らせください。

4月1日付の加入

掛金対象職員届(福祉医療機構の約款様式第2号)の空行に追記してください。
掛金対象職員届についてを参照してください。

4月2日以降の加入

様式第3号職員加入申込書を提出してください。

合算制度を利用している加入者の場合は、以下のようにしてください。

4月1日付の加入

掛金対象職員届の空行に追記してください。
異動内容　理由欄は「9合算復帰増」に〇をつけます。

4月2日以降の加入

様式第3号職員加入申込書を提出してください。
被共済職員であったことの有無及び被共済職員でなくなった理由欄は合算申出に〇をつけ、前職の退職日を記載してください。

書類作成上の注意点

様式第3号　被共済職員であったことの有無及び被共済職員でなくなった理由・年月日　欄

退職

退職手当金の給付を受け、被共済職員でなくなった場合等

解除

経営者が共済契約を解除したことにより、被共済職員でなくなった場合等

合算申出

被共済職員期間1年以上ある者が退職手当金を請求しないまま、退職日から3年以内に再び被共済職員になる場合

被共済職員が退職したとき、その後の動向によって退職の手続きが異なります。

1.ほかの法人へ異動することが決まっている場合

• 加入期間が1年未満で、退職日翌日から他法人で就業する→「法人間異動」ができます。(法人間異動の手続きへ)
• 加入期間が1年以上ある場合は、「合算」の手続きをしてください。(合算の手続きへ)

2.退職する場合

(1)今後も福祉施設で働く意思がある→合算制度を利用する

• 加入期間が1年以上→「合算」ができます。(合算の手続きへ)
• 加入期間が1年未満→「退職処理」をしてください。(退職手当金は支給されませんが手続きは必要です。)(退職手当金請求の手続きへ)

(2)退職手当金を請求する→「退職処理」をしてください(退職手当金請求の手続きへ)

• 加入期間が1年未満：退職手当金は支給されません。退職の手続きをしなくても、翌年度の7～8月に共済会でまとめて処理します。
• 加入期間が1年以上3年未満：退職手当金は支給されませんが、退職の手続きを行ってください。退職者確認欄の署名・押印は不要です。
• 加入期間が3年以上の場合：退職手当金が支給されます。退職者確認欄に署名・押印が必要です。

法人間異動の手続き

合算の手続き

合算処理が終了した人が別の法人に就職した場合

入職した法人で、職員加入申込書(様式第3号)に記載の際、「合算申出」に〇をつけて提出します。

被共済職員であったことの有無及び被共済職員でなくなった理由・年月日　欄

退職

退職手当金の給付を受け、被共済職員でなくなった場合等

解除

経営者が共済契約を解除したことにより、被共済職員でなくなった場合等

合算申出

被共済職員期間1年以上ある者が、退職日から3年以内に再び被共済職員になる場合

合算復帰の処理が完了すると、共済会から退職した法人と入職した法人宛に、処理の完了通知を送ります。会計処理が発生しますので、文書に従って処理してください。

合算処理が終了したあと、退職金を請求したくなった場合

機構にも合算の制度があります。また、合算を解除して退職金を請求することもできます。機構の合算解除の場合、約款様式第7号の2(退職者本人が作成する書類)のみの提出となり、法人・施設では特に書類の作成は必要ありませんし、退職者が直接機構に送付することも可能です。
しかし、共済会の加入期間が3年以上あり、機構と共済会、どちらも合算から合算解除にする場合は、源泉徴収処理が発生しますので、書類の送付先は共済会宛でお願いします。退職者ご本人にも共済会宛に送付するようお伝えください。

退職手当金の請求の手続き

死亡による退職の場合

死亡による退職の場合は、死亡診断書の写しを添付してください。
また、退職者確認欄の署名・押印は不要です。

死亡による退職の場合、退職手当金源泉徴収票ではなく、「退職手当金等受給者別支払調書」を発行することになります。(実際に退職手当金を受け取る遺族の方にお渡しください。)
共済会では、実際に受給される方の住所・氏名等は不明なため、受給者欄、支払年月日欄等は空欄になりますので、法人で補ってください。
また、遺族の方が複数になる場合は、人数分作成し直してください。

懲戒等の場合

懲戒等による退職の場合は、退職手当金が制限される場合があります。福祉医療機構の対処等を鑑み、理事会に諮る必要があるため、決定までに相当の時間を要することがあります。(運営規則　第20条)

また、下記の書類を添付してください。

• 犯罪等の概要(発覚した時期、犯罪等を犯した期間・回数・被害の程度)
• 法人の処分の状況(辞令の写し)
• 理事会議事録(写し)
• 就業規則(写し)
• 労働基準監督署の解雇予告除外がある場合の認定書(写し)
• 判決があった場合の判決書(写し)
• 新聞記事(写し)
• その他関係書類

毎年、4月1日時点の職員の状況を確認・通知いただき、それに基づいて負担金の請求をいたします。氏名、所属施設、人数等ご確認し、下記の要領で修正してください。

確認内容及び記載方法

通知方法

福祉医療機構と共済会の両方に加入している場合

Web

1. 福祉医療機構のWebページで確認・修正します。(機構の作業はこれで完了です)
2. 印刷して、共済会の情報を書き込みます。

紙(Web操作ができない場合)

1. 福祉医療機構から送付される掛金届を確認・修正します。(機構への報告は直接送付してください。)
2. コピーを取って、共済会の情報を書き込みます。

ポイント

• 福祉医療機構と共済会で加入状況が同じ場合は、そのまま提出してください。
• 定年により退職・再雇用となる場合、福祉医療機構は退職・再加入となりますが、共済会では継続が可能です。継続する場合は、「共済会は継続」と追記してください。
• 福祉医療機構のみ加入し、共済会には加入しない職員がいる場合は、その方の氏名を赤で見え消しにしてください。
• 福祉医療機構に加入せず、共済会のみに加入する職員がいる場合は、別紙等でお名前をお知らせください。また、新規職員の場合は、併せて氏名(フリガナ)・生年月日・性別・職種・加入日も記載してください。
• 前年度の4月2日～3月31日に加入した職員がいる場合は、加入日を追記してください。

共済会のみの加入の場合

受払簿の送付の際に3月31日現在の職員の一覧を送付します。それを基に確認・修正してください。
新規加入職員がいる場合は、氏名(フリガナ)・生年月日・性別・職種・加入日も記載してください。
婚姻等で名字が変わった場合は、赤字で修正してください。

以下の場合は所定の様式にて共済会までお知らせください。

新規に施設を開設した

様式第9号及び9号の2　または　福祉医療機構の約款様式第1号及び職員名簿の写し(添付書類あり)

既存の施設を廃止・休止した

様式第10号　または　福祉医療機構の約款様式第12号の写し

施設の名称や住所が変わった

様式第7号　または　福祉医療機構の約款様式第10号の写し

社会福祉施設等及び特定介護保険施設等の経営者でなくなった

様式第8号　または　福祉医療機構の約款様式第4号の写し

共済会を脱退する

様式第2号

以下の場合はお知らせは不要です。

• 理事長(代表者)が交代した

以下の場合はお電話ください。専用用紙を送付します。

• 負担金を口座振替にしたい
• 負担金の口座振替を別の口座に変更したい

退職所得の受給に関する申告書/退職所得申告書について

様式第4号-2　退職所得の受給に関する申告書/退職所得申告書は、共済会に送付する必要はありません。法人で保管してください(税務署等からの依頼・調査があった際に提示するものです)。
なお、退職者本人が死亡した場合は作成しなくてかまいません。

退職手当金の会計処理(仕訳)について

退職手当金に関する会計処理については、事務処理の手引きの共済会退職給付事業に関する会計処理を参照してください。

給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表について

給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表は、年末調整を行ったあとに事業所が税務署に提出する書類です。
退職手当金を支払った場合は、標記合計表にその金額等をする必要があります。
詳細は、事務処理の手引きの退職手当金の受取と事務処理を参照してください。